Codice Etico
Premessa
IQC srl intende con questo documento definire e rendere noti i principi di condotta professionale e le linee di condotta operativa di ogni persona che partecipa all’organizzazione aziendale ovvero alle attività che vedono IQC srl attivo e/o coinvolto, con l’obiettivo di contenere il rischio che comportamenti irresponsabili o illeciti, da parte di chi opera in nome e per conto dell’azienda, possa recare danni ai clienti e/o violare le leggi in vigore nei Paesi interessati dalle attività.
Il documento quindi rappresenta il riferimento a cui tutti coloro che, a qualsiasi titolo, entrano in relazione con IQC srl devono fare riferimento per avere chiari l’insieme dei principi etici a cui sono chiamati ad uniformarsi.
Tutti coloro che ricadono tra i destinatari del presente documento, devono farsi carico di rispettare le indicazioni fornite consapevoli che con il loro comportamento possono procurare danni di immagine, di rispettabilità, economici e patrimoniali.
Il Codice Etico non sostituisce e non prevale sulle leggi vigenti e sul Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro in essere bensì le integra.
Come interviene il codice etico
IQC srl è stato fondato nel 2013 con lo scopo di mettere a disposizione di soggetti pubblici e privati le conoscenze e le esperienze di un gruppo di professionisti che ha svolto per decine di anni attività di qualificazione affianco alle istituzioni pubbliche e del sistema economico ed imprenditoriale per rafforzare la competitività in ambito internazionale.
Il presente Codice Etico è voluto dai Soci di IQC srl per perseguire i suddetti scopi nel rispetto dei comportamenti corretti che qui definiti devono restare vivi nella memoria degli stessi Soci e di tutti coloro che a qualsiasi titolo si relazionano con IQC srl.
Tramite questo documento si intende:
• definire ed esplicitare i valori ed i principi etici che devono essere presi a riferimento nello svolgimento delle attività dell’azienda e nei rapporti con clienti, fornitori, soci, cittadini, dipendenti, collaboratori, amministratori, istituzioni pubbliche ed ogni altro soggetto coinvolto nell’attività dell’azienda;
• formalizzare l’impegno a comportarsi sulla base dei seguenti principi etici: legittimità, equità ed eguaglianza, tutela della persona, tutela dell’ambiente, diligenza, trasparenza, onestà, riservatezza, imparzialità, protezione della salute;
• indicare ai propri dipendenti, collaboratori, amministratori, fornitori e partners, i principi di comportamento, i valori e le responsabilità di cui richiede il puntuale rispetto nel corso dell’erogazione della prestazione lavorativa.
Ambito di applicazione
Il Codice Etico si rivolge a tutti gli “operatori aziendali” (Amministratori, Dirigenti, Dipendenti, Collaboratori) ed a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente istaurino rapporti o relazioni con IQC srl od operino per perseguirne gli obiettivi assunti.
Ogni destinatario del Codice è obbligato al rispetto del Codice stesso, ritenendo questo aspetto di fondamentale importanza per perseguire un modello di erogazione dei servizi IQC srl eticamente responsabile. Ogni violazione potrà comportare l’applicazione del sistema sanzionatorio previsto dal Modello di Gestione (MG) Sezione n°18, adottato da IQC srl.
Principi generali
Di seguito si riportano i principi generali, che i Soci IQC srl hanno voluto definire con chiarezza, e che rappresentano il riferimento guida per cui tutti coloro che operano nel perimetro di pertinenza della società IQC srl:
1. correttezza, buona fede, trasparenza e lealtà nello svolgimento dei propri servizi e nei confronti dei colleghi e/o terzi con cui IQC srl viene in rapporto;
2. rispetto di tutte le leggi e regolamenti e norme tecniche vigenti nei luoghi ove le attività vengono svolte;
3. correttezza e trasparenza nei rapporti con le Istituzioni e la Pubblica Amministrazione;
4. puntuale adempimento degli impegni derivanti da contratti o da altre fonti privatistiche;
5. distinzione delle funzioni societarie in modo che nessun operatore possa controllare per intero ed in autonomia un processo aziendale;
6. conformità di ogni atto alle deleghe previste e coerenza dei poteri autorizzativi e di firma con le responsabilità organizzative assegnate;
7. verificabilità di ogni operazione e transizione. Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione;
8. collaborazione con le Autorità giudiziarie o con Pubblici Ufficiali in caso di controlli o verifiche da parte degli stessi;
9. etica professionale e competenza nello svolgimento delle proprie mansioni;
10. riservatezza e divieto di divulgare o utilizzare a profitto proprio o di terzi, qualsiasi notizia, documento o informazione riservata attinente le attività aziendali;
11. correttezza nella gestione delle risorse umane;
12. responsabilità sociale per quanto concerne la sicurezza sul lavoro e la tutela della salute, la tutela ambientale e la tutela della privacy;
13. rigorosa terzietà e massima imparzialità al fine di evitare qualsiasi situazione di conflitto di interesse nello svolgimento delle attività.
Comunicazione e diffusione del codice etico
IQC srl ritiene di massima importanza che i valori espressi nel presente Codice Etico siano portati a conoscenza del proprio personale e dei soggetti terzi che intrattengono rapporti d’affari con IQC srl.
Al fine di agevolarne la conoscenza e diffusione, il Codice Etico è fornito in copia digitale al personale ed è richiamato in tutti i documenti contrattuali oltre che sul portale di IQC srl.
Il Direttore Azienda ha il compito di verificare l’operato dei propri collaboratori, affinché.
– sia assicurata la massima diffusione del Codice Etico presso i vertici aziendali, i prestatori di lavoro (dipendenti e collaboratori) ed i fornitori;
– siano predisposte le azioni di comunicazione e sensibilizzazione finalizzate alla miglior conoscenza ed attuazione del Codice;
– siano svolte le necessarie verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione di norme del Codice, anche al fine dell’applicazione da parte delle funzioni competenti delle eventuali misure sanzionatorie;
– sia monitorato periodicamente lo stato di applicazione del Codice all’interno dell’azienda, tramite attività di Verifica Ispettiva Interna (VII) e Riesame da parte dell’AU.
Vertici Aziendali
L’Amministratore Unico della Società, nella consapevolezza delle proprie responsabilità, si ispira ai principi contenuti nel presente Codice di comportamento, orientando la propria attività a valori di onestà, integrità nel perseguimento degli obiettivi aziendali, lealtà, correttezza, rispetto delle persone e delle regole, collaborazione reciproca.
L’impegno dei Soci e dell’Amministratore è dunque quello di una conduzione responsabile della società, nel perseguimento di obiettivi di creazione di valore per tutti coloro che operano in e con IQC srl.
È fatto onere a ciascun Socio di usare il massimo rigore nel riportare all’Amministratore ogni circostanza di potenziale conflitto di interessi, a vantaggio di un rapporto trasparente e proficuo della società nei confronti dei soggetti terzi.
Dipendenti e collaboratori
I dipendenti ed i collaboratori IQC srl hanno l’obbligo di:
– orientare il proprio operato attraverso comportamenti di professionalità, dedizione, lealtà, spirito di collaborazione e rispetto reciproco, contribuendo con colleghi, superiori e collaboratori al perseguimento degli obiettivi comuni;
– improntare la propria attività, qualunque sia il livello di responsabilità connesso al ruolo, al più elevato grado di efficienza, attenendosi alle disposizioni operative impartite dai livelli gerarchici superiori;
– adeguare i propri comportamenti interni ed esterni ai principi ed ai valori di cui al presente Codice ed in particolare a tutte le indicazioni e disposizioni dell’azienda in termini di sicurezza sul lavoro nel rispetto della normativa vigente;
– assumere, nei rapporti con i colleghi, comportamenti improntati ai principi di civile convivenza e di piena collaborazione e cooperazione;
– rispettare i principi di riservatezza nello svolgimento delle proprie attività;
– utilizzare i beni messi a loro disposizione nel rispetto della loro destinazione d’uso ed in modo da tutelarne la conservazione e la funzionalità.
– non porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti vietati dalle norme di legge, ed in particolare tali da integrare le fattispecie di reato previste dal D.Lgs 231/01 o comportamenti che possano favorire la commissione dei predetti reati;
– segnalare al proprio responsabile qualunque violazione – realizzata in ambito aziendale – di norme di legge o regolamenti, ovvero del presente Codice.
E’ fatto esplicito divieto ai dipendenti e collaboratori IQC srl:
– perseguire interessi personali a danno di quelli aziendali;
– sfruttare il nome e la reputazione di IQC srl a scopi privati ed analogamente sfruttare a fini personali la posizione ricoperta all’interno IQC srl e le informazioni acquisite nel corso della prestazione lavorativa;
– adottare atteggiamenti che possano compromettere l’immagine della società;
– utilizzare beni sociali per scopi diversi da quelli previsti;
– fare uso inutile o impiegare in modo non razionale i mezzi e le risorse aziendali;
– diffondere a terzi o utilizzare a fini privati o comunque impropri, informazioni e notizie riguardanti l’azienda e i suoi clienti;
– svolgere attività lavorative – anche a titolo gratuito – in palese contrasto o in concorrenza con l’azienda;
In particolare per gli Ispettori o gli Esperti tecnici utilizzati quali fornitori di IQC srl nelle attività TIQ (Testing, Ispezione e Qualifica), si richiede di mantenere un comportamento imparziale ed indipendente da condizionamenti che possano influenzare il proprio operato e quello del personale di cui si è eventualmente responsabili.
L’interruzione o la risoluzione del rapporto lavorativo con la società, indipendentemente dalla causa, non giustificano la rivelazione di informazioni riservate o l’esternazione di considerazioni che possano arrecare danno all’immagine e agli interessi dell’azienda.
Rapporti con le istituzioni
Nei rapporti con Enti Pubblici di qualsiasi natura, gli organi sociali, i dipendenti ed i collaboratori IQC srl sono tenuti ad un comportamento ispirato alla massima trasparenza, correttezza ed integrità, evitando anche di dare l’impressione di voler influenzare impropriamente le decisioni o di richiedere trattamenti di favore.
Nel caso di ispezioni, controlli o altre tipologie di verifica da parte di Pubblici Ufficiali, devono essere interpellate le funzioni aziendali a ciò formalmente delegate e i rapporti che ne seguono non possono in alcun modo essere fondati su promesse, elargizioni in denaro, concessioni di beni o servizi per recare vantaggio all’Azienda.
Si ribadisce che omaggi e gesti di cortesia e di ospitalità verso esponenti di governo, pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio e pubblici dipendenti sono ammessi quando siano di valore modesto e comunque tali da non pregiudicare l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere intesi come finalizzati ad ottenere vantaggi impropri.
In ogni caso tale tipologia di spese deve essere sempre autorizzata dall’Amministratore Unico e documentata in modo adeguato. In coerenza con quanto definito in tema di integrità, si ribadisce, inoltre, che agli organi sociali, al management, al personale dipendente è tassativamente fatto divieto di richiedere o accettare somme di denaro o altre utilità per l’esecuzione di atti contrari o conformi al proprio ufficio.
In particolare e in via esemplificativa, nei rapporti con rappresentanti delle Istituzioni Pubbliche e della Pubblica Amministrazione in genere, italiana od estera, è vietato:
• promettere o concedere erogazioni in denaro per finalità diverse da quelle istituzionali;
• promettere o concedere favoritismi nell’assunzione di personale, nella scelta di fornitori d beni e servizi nella comunicazione di informazioni e documenti;
• produrre documenti e/o dati falsi o alterati od omettere informazioni dovute, anche al fine di ottenere contributi, sovvenzioni, finanziamenti o altre erogazioni da parte dello Stato o di Enti Pubblici locali o della Comunità Europea;
• destinare contributi/sovvenzioni/finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti;
• accedere in maniera non autorizzata ai sistemi informativi della Pubblica Amministrazione per ottenere e/o modificare informazioni a vantaggio dell’Azienda.
Rapporti con clienti e fornitori
Correttezza, professionalità, efficienza, serietà e affidabilità costituiscono la base per l’instaurazione di un valido rapporto anche con fornitori e collaboratori esterni, la cui scelta viene operata in funzione di valutazioni basate su elementi di riferimento oggettivi.
La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni d’acquisto, devono essere basate su una valutazione obiettiva della qualità, dell’utilità, del prezzo dei beni e servizi chiesti, della capacità della controparte di fornire e garantire tempestivamente beni e servizi di livello adeguato alle esigenze di IQC srl, nonché della sua integrità e solidità.
Analogo spirito regola il rapporto di IQC srl con i propri clienti.
Nei rapporti con i clienti ed i fornitori o con altri soggetti con i quali vengano in contatto per motivi di lavoro i vertici aziendali ed i dipendenti non possono accettare compensi, omaggi o trattamenti di favore di valore più che simbolico.
Analogamente, è vietato offrire o corrispondere indebiti compensi, omaggi o trattamenti di favore di valore più che simbolico e comunque estranei alle normali relazioni di cortesia, nell’intento di favorire illecitamente gli interessi di IQC srl.
Per quanto attiene il trattamento dei dati e delle informazioni IQC srl garantisce il trattamento dei dati personali e sensibili relativi ai propri dipendenti e ai terzi secondo i criteri previsti dalla normativa vigente in materia di Protezione dei dati e Privacy.
I dipendenti sono tenuti a riservare ai dati personali dei quali vengono a conoscenza, il trattamento più adeguato a tutelarne la riservatezza.
Lo svolgimento dell’attività di IQC srl comporta l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la circolazione all’interno e all’esterno di documenti, studi, dati ed informazioni scritte, telematiche, e/o verbali. Queste informazioni, acquisite ed elaborate dai dipendenti nell’esercizio delle proprie mansioni, dovranno essere trattate nel pieno rispetto degli obblighi di diligenza e fedeltà che derivano dalle norme e dai contratti di lavoro, nonché nel rispetto delle norme di legge.
La tenuta delle scritture contabili avviene in coerenza con i principi di trasparenza, veridicità e completezza dell’informazione.
Le evidenze contabili di IQC srl devono essere basate su informazioni precise, esaurienti e verificabili. Ogni scrittura nei libri contabili deve riflettere la natura dell’operazione, rappresentarne la sostanza e deve essere basata su una adeguata documentazione di supporto in modo da consentire:
– l’agevole registrazione contabile;
– l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità; –
– l’accurata ricostruzione dell’operazione.
Il Commercialista che segue le registrazioni contabili ed esegue le verifiche periodiche oltre che la stesura del bilancio aziendale ha libero accesso ai dati, alla documentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento delle attività di competenza. Tutti i dipendenti sono tenuti a prestare la propria piena collaborazione a tale scopo.
Osservanza del codice etico
L’osservanza delle norme del Codice Etico è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti. Nei contratti di collaborazione è incluso l’obbligo all’osservanza del presente Codice, ove ciò non sia avvenuto vanno predisposte opportune integrazioni.
La violazione delle disposizioni del Codice Etico da parte dei prestatori di lavoro (dipendenti e collaboratori e fornitori) costituisce inadempimento delle obbligazioni contrattuali e potrà determinare, a seconda dei casi:
– l’applicazione delle sanzioni e dei provvedimenti disciplinari previsti dai Contratti Collettivi applicabili;
– la risoluzione del rapporto/contratto;
– l’applicazione di penali;
– il risarcimento del danno.
Nessuno deve mai presumere di poter ignorare le normative ritenendo che ciò sia nell’interesse di IQC srl, inoltre nessuno all’interno dell’Azienda ha l’autorità di impartire ordini o direttive in violazione del presente Codice.
I Dipendenti, collaboratori e fornitori, hanno l’obbligo di conoscere le norme ed astenersi da comportamenti contrari ad esse. Inoltre hanno l’obbligo di informare l’Organismo di Vigilanza (in assenza l’AU) nel caso in cui vengano a conoscenza di violazioni del Codice Etico.
Aggiornamento del Codice Etico
Il Codice Etico di IQC srl è un documento aziendale gestito nell’ambito del Sistema di gestione aziendale IQC srl.
Il Codice Etico deve essere verificato periodicamente, per valutare la necessità di aggiornamento e adeguamento: tale aggiornamento è a carico del Direttore dell’azienda.
L’approvazione del Codice è di competenza dell’Amministratore Unico (AU).
Il presente documento è di proprietà IQC srl
Non è consentita la riproduzione totale o parziale senza il consenso di IQC srl
Revisione num. DSG 0
Data 2016-04-26.
